Personenbezogene Daten (DSGVO)

Personenbezogene Daten (DSGVO) - Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. In der Immobilienwirtschaft fallen darunter insbesondere Namen, Adressen, Einkommensnachweise, Bonitätsdaten und Fotos von Mietinteressenten, Käufern und Eigentümern. Makler, Hausverwaltungen und Eigentümer unterliegen als Verantwortliche den strengen Vorgaben der DSGVO.

Relevante Daten im Immobiliengeschäft

Bei Vermietung und Verkauf werden regelmäßig sensible Daten erhoben: Selbstauskünfte mit Einkommensnachweisen, SCHUFA-Auskünfte, Personalausweiskopien, Kontoauszüge und Familienstand. Makler dürfen diese Daten nur erheben, soweit sie für die Anbahnung oder Durchführung des Vertrags erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nach Abschluss des Mietvertrags oder bei Absage müssen Daten abgelehnter Bewerber innerhalb von 6 Monaten gelöscht werden, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Hausverwaltungen speichern darüber hinaus Verbrauchsdaten, Beschluss-Sammlungen und Korrespondenz mit Eigentümern.

Besonders sensibel ist die Erhebung von Gesundheitsdaten oder Daten zur ethnischen Herkunft im Rahmen einer Mieterauswahl. Diese Daten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt und dürfen grundsätzlich nicht erhoben werden. Auch indirekte Diskriminierung durch gezielte Fragen (z. B. nach Nationalität oder Familienstand) ist unzulässig und kann Schadensersatzansprüche nach dem AGG auslösen. Wir schulen unsere Mitarbeiter regelmäßig darin, welche Informationen im Bewerbungsprozess erhoben werden dürfen.

Pflichten für Makler und Verwalter

Immobilienunternehmen müssen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen (Art. 30 DSGVO), Betroffene transparent über die Datenverarbeitung informieren (Datenschutzerklärung) und technisch-organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten treffen. Bei mehr als 20 Mitarbeitern, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen. Verstöße können Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des Jahresumsatzes nach sich ziehen. Besonders häufige Fehler: Mieterdaten per offenem E-Mail-Verteiler versenden, Bewerbungsunterlagen nicht fristgerecht löschen oder Videoüberwachung ohne Rechtsgrundlage im Gemeinschaftsbereich.

Für Eigentümergemeinschaften (WEGs) und deren Verwalter gelten dieselben Regeln: Die WEG-Verwaltung verarbeitet personenbezogene Daten aller Eigentümer und ist verpflichtet, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem WEG-Verwalter abzuschließen. Eigentümer haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten sowie auf Berichtigung und Löschung unzutreffender Informationen.

Praxis-Tipp für Eigentümer in Nürnberg

Wir empfehlen Vermietern und Eigentümergemeinschaften in der Metropolregion Nürnberg, ihre Datenschutzprozesse regelmäßig zu prüfen. Gerade bei der Neuvermietung sollte ein standardisiertes Löschkonzept für Bewerbungsunterlagen existieren. Achten Sie darauf, dass Ihre Hausverwaltung einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit Ihnen geschlossen hat. Bei Videoüberwachung in Tiefgaragen oder Hauseingängen muss ein berechtigtes Interesse nachgewiesen und die Überwachung durch Hinweisschilder kenntlich gemacht werden. Im Zweifel hilft eine Beratung beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in Ansbach - der zuständigen Aufsichtsbehörde für Bayern.

Als Makler verarbeiten wir personenbezogene Daten unserer Kunden nach den Vorgaben der DSGVO und haben entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen. Unsere Datenschutzerklärung informiert umfassend über alle Verarbeitungsvorgänge. Datenschutz ist für uns kein bürokratisches Pflichtprogramm, sondern Teil unseres Anspruchs auf Vertrauenswürdigkeit und professionellen Umgang mit sensiblen Informationen.

Häufig gestellte Fragen

Darf der Vermieter eine SCHUFA-Auskunft vom Mietinteressenten verlangen?

Ja, aber erst in einem fortgeschrittenen Stadium der Vertragsanbahnung - also wenn der Interessent in die engere Auswahl kommt. Eine pauschale Abfrage bei der Erstbesichtigung ist unverhältnismäßig. Der Vermieter darf nur die Mieter-Bonitätsauskunft (nicht die vollständige Eigenauskunft) anfordern und muss den Interessenten vorab über die Datenverarbeitung informieren. Die SCHUFA-Auskunft muss nach Vertragsschluss oder Absage fristgerecht gelöscht werden.

Wie lange dürfen Mieterdaten nach Vertragsende gespeichert werden?

Nach Beendigung des Mietverhältnisses dürfen Daten so lange aufbewahrt werden, wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder berechtigte Interessen bestehen. Steuerlich relevante Belege (Nebenkostenabrechnungen, Zahlungsnachweise) müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Vertragsunterlagen unterliegen einer 6-jährigen Aufbewahrungspflicht. Darüber hinausgehende Daten wie Korrespondenz oder Fotos der Wohnung sind nach Ablauf der Verjährungsfrist von 3 Jahren zu löschen.

Ist Videoüberwachung im Mehrfamilienhaus erlaubt?

Videoüberwachung im Gemeinschaftsbereich (Eingang, Tiefgarage) ist nur zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse besteht - etwa dokumentierte Einbrüche oder Vandalismus - und mildere Mittel (bessere Beleuchtung, Schlösser) nicht ausreichen. Die Überwachung muss durch gut sichtbare Hinweisschilder angekündigt werden. Private Bereiche (Wohnungstüren, Balkone) dürfen nicht erfasst werden. In einer WEG muss die Videoüberwachung durch Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit genehmigt werden.

Müssen Exposéfotos datenschutzrechtlich besonders behandelt werden?

Wenn auf Fotos der Immobilie Personen abgebildet sind, handelt es sich um personenbezogene Daten, die der Einwilligung der abgebildeten Person bedürfen. Fotos sollten daher generell ohne sichtbare Personen erstellt werden. Auch Fotos, die Rückschlüsse auf den Bewohner ermöglichen (persönliche Gegenstände, Familienfotos), sollten vor der Veröffentlichung entfernt oder retuschiert werden.

Datenschutz bei der digitalen Immobilienverwaltung

Moderne Hausverwaltungssoftware und digitale Eigentümerportale verarbeiten personenbezogene Daten in erheblichem Umfang: Mieterzahlungen, Verbrauchsdaten, Kommunikationsverläufe und Schlüsselnachweise. Für Hausverwaltungen in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in Ansbach die zuständige Aufsichtsbehörde. Sie veröffentlicht Orientierungshilfen speziell für die Immobilienwirtschaft und hat in den vergangenen Jahren mehrfach Prüfungen in Hausverwaltungsunternehmen durchgeführt.

Besonders relevant für den digitalen Betrieb: Wenn eine Hausverwaltung einen Cloud-Dienst oder eine externe Softwarelösung für die Datenverwaltung einsetzt, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Softwareanbieter geschlossen werden. Fehlt dieser Vertrag, liegt ein Datenschutzverstoß vor - auch wenn die Daten tatsächlich sicher verarbeitet werden. Wir empfehlen Eigentümergemeinschaften und Vermietern, bei der Wahl einer Hausverwaltung gezielt nach deren DSGVO-Dokumentation zu fragen und sich den AVV vorlegen zu lassen.

Was gilt bei der Weitergabe von Mieterdaten an Handwerker oder Dienstleister?

Wenn eine Hausverwaltung Kontaktdaten von Mietern (Name, Telefonnummer, Zugangscodes) an Handwerker oder Wartungsdienstleister weitergibt, um beispielsweise einen Reparaturtermin zu koordinieren, handelt es sich um eine Weitergabe personenbezogener Daten. Diese ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zulässig, sofern sie zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Die Hausverwaltung darf jedoch nur die Daten weitergeben, die für den konkreten Zweck notwendig sind - nicht pauschal alle verfügbaren Mieterinformationen. Handwerker und Dienstleister sollten ihrerseits durch eine Vertraulichkeitsvereinbarung zur sorgfältigen Datenbehandlung verpflichtet werden.

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